在瞬息萬變的商業世界中，會議是企業營運不可或缺的一環，不論是腦力激盪、決策制定，還是專案推進，都仰賴清楚且準確的資訊傳遞。而「會議記錄」正是確保共識與執行力的關鍵工具。

 

為什麼會議記錄這麼重要？企業不可忽視的溝通關鍵

記錄會議內容，乍看之下似乎只是例行事務，實際上卻是影響專案推進與團隊協作品質的關鍵要素。

📍決策與行動的紀錄：準確的會議記錄能明確列出會中達成的決策與行動項目，有助於成員理解各自職責、提升執行力。
📍參考依據與後續追蹤：系統化的筆記提供後續檢視與跨部門溝通的依據，特別對於中長期專案，更能確保方向一致、不中斷
📍溝通透明與資訊同步：無法參與會議的同仁，也能透過清楚的會議記錄迅速掌握重點，達到資訊同步、降低溝通成本。
📍法規遵循與責任釐清：在某些產業（如金融、醫療等），完整的會議記錄亦屬於合規作業的一部分，是風險控管的重要依據。

 

有效記錄會議的8大實用技巧

掌握以下幾項關鍵技巧，能讓您的會議記錄更聚焦、更有邏輯，也更便於日後追蹤與共享。

一、會前準備：了解會議目標與重要議題
記錄筆記前，建議先詳閱議程、熟悉討論主題與參與者背景，預先標註重點討論項目，讓會中筆記更有方向。

✅實用小提醒：可預設幾項「預期成果」作為筆記架構，方便後續填寫與整理。

二、選擇合適工具：數位筆記 vs. 傳統筆記本
無論是使用 Evernote、OneNote、Google 文件，或手寫筆記，請依據自己的記錄習慣與團隊需求選擇最順手的工具。

✅實用小提醒：會議開始前先開好筆記檔案、建立基本框架，避免臨時手忙腳亂。

三、專注關鍵資訊：決策、行動項目與共識
會議中無需逐字記錄所有內容，應聚焦於決策事項、待辦工作、負責人與時程安排等「行動項目」。

✅實用小提醒：可發展簡化符號（例如「☑」代表完成、「→」代表轉交），幫助提升記錄效率。

四、培養積極傾聽習慣
好的會議記錄來自於「聽懂內容」而非單純記錄。請留意語氣、邏輯與上下文脈絡，才能分辨資訊的輕重緩急。

✅實用小提醒：保持眼神接觸、點頭回應有助提升專注度，心中也可同步快速整理段落摘要。

五、行動項目要清楚標示（負責人、期限、待辦事項）
建議在筆記中以粗體、顏色或符號標示關鍵任務，例如：「王小明於 4/30 前完成簡報初稿」。

✅實用小提醒：可自訂「★ 負責人」「⏰ 截止日期」等小圖示，幫助後續快速檢視與追蹤。

六、會議結束前的總結與釐清
主持人可協助總結今日共識與行動項目，記錄者則可針對不確定項目進行釐清，避免資訊遺漏或誤解。

✅實用小提醒：記錄者可於會議尾聲主動詢問「剛才這點是否需要補充說明？」有助確認筆記準確性。

 

養成好習慣：從紀錄中提升職場價值與團隊信任感

除了基本技巧外，也別忽略軟性層面的成長！

一、向同事請教與回饋交流
可定期請同事審閱您的筆記風格與內容，從他人角度了解是否清楚明確，也能發掘改進空間。

二、多參與練習，不斷優化
只要持續練習記錄與整理的能力，無論是內部會議、簡報討論，甚至跨部門溝通，都能快速上手、精準傳達。

 

結語：讓會議記錄成為提升績效的利器

在組織運作中，會議記錄不僅是訊息備份，更是溝通透明、責任落實與效率提升的關鍵。
只要善用上述技巧與方法，無論您是主管、助理還是專案協調者，都能將「筆記」轉化為實際影響力，為企業決策與團隊協作創造更多價值。

原文／Valerie　翻譯・在地化／Usami